¿Que es una cuenta de cobro y que utilidad tiene?

Como empresa, al vender un producto o prestar un servicio, en un principio debe emitir una factura, sin embargo, hay algunos casos en los que es suficiente emitir una cuenta de cobro. La cuenta de cobro no es un documento o instrumento definido por el derecho mercantil o civil, sino que está más ligado a la costumbre. Una cuenta  de cobro es similar a una factura pero no tiene las mismas implicaciones legales. Nadie le impide utilizar las facturas, pero si lo hace, debe seguir todas las normas que definen cómo deben manejarse.

¿Qué información debe contener una cuenta de cobro?

Como hemos visto, una factura de cobro no suele ser un documento ideal para garantizar el pago, pero si se elige, debe contener los siguientes requisitos mínimos:

¿Cuál es la diferencia entre una cuenta de cobro y una factura?

Una cuenta de cobro no es lo mismo que una factura. Una factura no sólo es un documento que muestra los bienes y servicios vendidos, sino que también es una obligación para quienes están obligados a emitirla según la legislación colombiana. Además, se requiere una autorización de factura de la DIAN (Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales). En cambio la factura no requiere de esto,y la pueden utilizar quienes no están obligados a emitir facturas pero necesitan un documento que demuestre los servicios prestados o las mercancías vendidas.

¿Quién puede emitir una cuenta de cobro?

Pueden ser emitidas principalmente por quienes no están obligados a emitir factura:

  • Personas físicas que presten servicios o vendan bienes sujetos al IVA pero cuyas ventas no superen las 3.500 UVT , que tengan un único establecimiento de venta al por menor en el que no se dediquen a actividades de franquicia o similares, y cuyas contribuciones financieras durante el año no superen las 3.500 UVT.
  • Empleados vinculados por contratos de trabajo.
  • Las personas cuyas actividades profesionales no superan las 3.500 TLU al año.
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Los que cumplen una de estas condiciones pueden emitir cuentas de cobro.

¿Cuáles son las condiciones para emitir una cuenta de cobro?

Como hemos visto, una factura de cobro no suele ser un documento ideal para garantizar el pago, pero si se elige, debe contener los siguientes requisitos mínimos:

  • Identificación del acreedor.
  • Identificación del deudor.
  • El importe a cobrar
  • El concepto 
  • La fecha de prestación o venta del servicio o producto al que se refiere el cargo.
  • La fecha en la que se realizó el cargo.
  • La firma del acreedor.
  • La firma del deudor

La información anterior le ayudará a determinar de qué obligación procede el dinero que se cobra o se exige.

¿Cómo se puede cobrar legalmente una cuenta de cobro?

No es posible utilizar medidas coercitivas o anti-coercitivas para cobrar una cuenta de cobro, pero eso no la hace incobrable.

La cantidad adeudada es el resultado de una obligación contractual previa, como la compra o venta de un bien o la prestación de un servicio, y es ese contrato el que se utiliza para exigir el pago de la obligación,

Cuenta de cobro como soporte fiscal.

La legislación tributaria no contempla la cuenta de cobro como un soporte fiscal. El artículo 771-2 del estatuto tributario respecto al soporte de costos y deducciones considera como soportes válidos únicamente la factura y el documento equivalente, más no considera la cuenta de cobro.

Siendo así, la cuenta de cobro actúa como soporte supletorio del documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, junto con la prueba del pago realizado, precisando que la ley tributaria no exige que el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar deba estar soportado por una cuenta de cobro.

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Esperamos que esta información le haya sido de ayuda para su empresa a la hora de emitir una cuenta de cobro. 

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